○湧水町立学校職員事務処理規程

平成17年3月22日

教育委員会訓令第8号

目次

第1章 総則(第1条・第2条)

第2章 身分上の手続

第1節 服務の宣誓及び履歴書等の取扱い(第3条―第6条)

第2節 一般服務(第7条―第13条)

第3節 退職,休職等の取扱い(第14条―第18条)

第4節 警備の服務(第19条―第22条)

第3章 文書事務

第1節 文書事務の原則並びに文書の受付及び配布(第23条―第25条)

第2節 起案(第26条―第32条)

第3節 文書の浄書及び発送(第33条・第34条)

第4節 文書の保管及び保存(第35条―第40条)

第4章 雑則(第41条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は,法令その他に特別の定めがあるもののほか,湧水町立学校に勤務する職員(以下「学校職員」という。)の身分上の手続その他処務に関し,必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において「学校職員」とは,次に掲げる者をいう。

(1) 校長,教頭,教諭,養護教諭,助教諭,講師,学校栄養職員及び事務職員

(2) その他湧水町教育委員会(以下「教育委員会」という。)が定める職員

第2章 身分上の手続

第1節 服務の宣誓及び履歴書等の取扱い

(服務の宣誓)

第3条 採用又は転任により新たに学校職員となった者(以下「新任者」という。)は,湧水町職員の服務の宣誓に関する条例(平成17年湧水町条例第29号)の規定に基づき,辞令の交付を受けた際,教育長又は教育長の定める公務員の立会いのもとにおいて,宣誓書に署名押印しなければならない。

(平27教委訓令2・一部改正)

(履歴書等の提出)

第4条 新任者は,着任後7日以内に,履歴書(第1号様式)及び住居届(第2号様式)を校長に提出しなければならない。

2 校長は,資格,任免,給与その他身分上の異動を証するに足る書類に基づき,前項の履歴書の記載事項が正確であることを確認し,これを保存するとともに,別に定める様式による勤務記録カードを作成して,これを教育長に送付しなければならない。

(履歴書の整備)

第5条 校長は,任免,給与その他学校職員の身分上の異動があったときは,辞令又は異動通知書に基づいて当該学校職員の履歴書に異動事項を記載し,履歴書を整備しなければならない。

(履歴事項の変更等の届出)

第6条 学校職員は,氏名,本籍等を変更し,又は学歴,免許等の資格を取得したときは,直ちに履歴事項取得(変更)(第3号様式)により,校長に届け出なければならない。

2 学校職員は,住所(療養場所を含む。)を変更したときは,変更後7日以内に,住居届を校長に提出しなければならない。

3 第4条第2項の規定は,第1項の届出があった場合に準用する。

第2節 一般服務

(出勤簿)

第7条 学校職員は,定刻までに出勤し,直ちに出勤簿(第4号様式)に,自ら押印しなければならない。

2 校長又は校長が指定する学校職員は,出勤時刻を過ぎたときは,出張,休暇,研修,欠勤,遅刻等を調査し,出勤簿を整理しなければならない。

(遅刻及び早退)

第8条 学校職員は,やむを得ない理由により,定刻を過ぎて出勤したときは,直ちに年次休暇処理簿等に所要の事項を記載し,校長に提出しなければならない。ただし,公務のために遅刻したときは,校長の承認を得て出勤簿に押印することができる。

2 学校職員は,やむを得ない理由により,勤務時間中に早退しようとするときは,あらかじめ年次休暇処理簿等に所要の事項を記載し,校長に提出しなければならない。

(別勤)

第9条 校長は,学校職員を勤務時間中に,校外において勤務(出張を除く。)させる場合には,別勤命令簿(第5号様式)により命令しなければならない。

(研修)

第10条 職員が教育公務員特例法(昭和24年法律第1号)第20条第2項の規定により研修を行うときは,研修計画書(第6号様式その1)及び研修承認簿(第6号様式その2)により,校長の承認を受けなければならない。

2 職員が,前項の規定により校長の承認を受けた研修を行ったときは,研修報告書(第7号様式)を,速やかに校長に提出しなければならない。

3 校長は,第1項の規定により研修を承認した場合は,当該職員ごとに,研修計画書及び研修報告書等により研修の状況を把握しなければならない。

4 第1項に規定する研修は,勤務日の正規の勤務時間中におけるものとする。

(勤務時間中の外出等)

第11条 学校職員は,やむを得ない理由により,勤務時間中に,外出し,又は,勤務場所を離れようとするときは,あらかじめ校長の承認を受けなければならない。

(出張)

第12条 校長は,学校職員を出張させる場合は,あらかじめ旅行命令票(第8号様式)に基づき承認し,命令しなければならない。

2 学校職員は,出張を命ぜられた場合は,出発に際して校長の指示を受けなければならない。

3 学校職員は,出張期間内において,その用務内容及び期間の変更を要する場合は,速やかに校長の指示を受けなければならない。

4 学校職員は,出張期間内において,病気その他の理由により用務を行うことができないときには,速やかに校長に連絡し,その指示を受けなければならない。

5 学校職員は,出張期間内であっても,用務が終了したときは,直ちに帰校して執務をしなければならない。

6 学校職員は,出張が終了したときは,帰校後7日以内に出張復命書(第8号様式)を校長に提出しなければならない。ただし,定例又は軽易な事項については,口頭で復命することができる。

(平23教委訓令2・一部改正)

(不在の場合の事務処理)

第13条 学校職員は,出張又は休暇のため不在となる場合は,担当する校務のうち急を要するものについて,あらかじめ,校長の指示を受けなければならない。

第3節 退職,休職等の取扱い

(退職)

第14条 学校職員は,退職しようとするときは,原則として退職しようとする日の30日前までに,退職願(第9号様式)を校長を経由して教育長に提出しなければならない。

2 校長は,学校職員から退職願の提出があったときは,本人の事情を調査し,退職願に退職副申書(第10号様式)を添えて,原則として退職予定日の20日前までに,教育長に提出しなければならない。この場合において,県費負担教職員(市町村立学校職員給与負担法(昭和23年法律第135号)第1条及び第2条に規定する職員をいう。以下同じ。)以外の学校職員(以下「町費負担職員」という。)の退職については,退職副申書の提出は,必要ないものとする。

(休職)

第15条 学校職員は,休職を願い出ようとするときは,原則として休職の承認を受けようとする日の30日前までに,休職願(第11号様式)を校長を経由して教育長に提出しなければならない。この場合において,休職の理由が心身の故障によるものであるときは,次に掲げる書類を添付するものとする。

(1) 県費負担教職員にあっては,医師3人(鹿児島県教育委員会の嘱託医1人を含む。)の診断書(結核性疾患の場合は,健康診断結果通知書写し)

(2) 町費負担職員にあっては,当該町職員の例により教育長が定める診断書等

2 校長は,学校職員から休職の願い出があったときは,休職願いに校長副申書(第12号様式)を添えて,原則として発令予定日の20日前までに,教育長に提出しなければならない。

3 前2項の規定は,休職中の学校職員が休職期間の延長を願い出ようとする場合に準用する。この場合において,これらの規定中「休職」とあるのは「休職期間の延長」と,「休職願」とあるのは「休職期間延長願」と読み替えるものとする。

4 心身の故障により休職している学校職員(病気休暇を与えられている者を含む。次条において同じ。)は,その期間中,結核性疾患以外の疾患によるものにあっては毎月末日に,結核性疾患によるものにあっては3月,6月,9月及び12月の各月末日に療養状況通知書(第13号様式)を校長を経由して教育長に提出しなければならない。

(復職)

第16条 休職中の学校職員は,復職しようとするときは,原則として復職の承認を受けようとする日の30日前までに,復職願(第14号様式)を校長を経由して教育長に提出しなければならない。この場合において,休職の理由が心身の故障によるものであるときは,前条第1項第1号又は第2号の書類を添付するものとする。

2 前条第2項の規定は,前項の復職願があった場合に準用する。この場合において,前条第2項中「休職」とあるのは「復職」と,「休職願」とあるのは「復職願」と読み替えるものとする。

(育児休業の請求等)

第17条 学校職員は,地方公務員の育児休業等に関する法律(平成3年法律第110号。以下「育児休業法」という。)第2条第2項の規定による育児休業の承認請求をしようとするときは,育児休業承認請求書(第15号様式)に,当該請求に係る子の戸籍の抄本(当該請求に係る子について既に育児休業の承認を受けたことがある場合にあっては,育児休業法第2条第1項ただし書の特別の事情があることについて記載した書面)を添えて,校長を経由して教育長に提出しなければならない。

2 育児休業の承認を受けている学校職員は,育児休業法第3条第1項の規定による育児休業の期間の延長を請求しようとするときは,育児休業期間延長承認請求書(第16号様式)(当該請求に係る子について既に育児休業の期間を延長されたことがある場合にあっては,育児休業期間延長承認請求書及び育児休業法第3条第2項の特別の事情について記載した書面)を校長を経由して教育長に提出しなければならない。

3 学校職員は,育児休業法第5条第1項の規定による届出をしようとするときは,育児休業承認失効等届(第17号様式)を校長を経由して教育長に提出しなければならない。

4 校長は,学校職員から第1項及び第2項の規定による請求並びに第3項の規定による届出があったときは,請求書又は届書に,校長副申書を添えて,原則として発令予定日の20日前までに教育長に提出しなければならない。

(報告)

第18条 校長は,学校職員が次の各号のいずれかに該当することになったときは,速やかにその事情を記載した書類により教育長に報告しなければならない。

(1) 感染症により出勤できなくなったとき。

(2) 私事故障による休暇若しくは欠勤が引き続き2週間を超え,又は傷若しくは疾病による休暇若しくは欠勤が引き続き1月を超えるとき。

(3) 条件付採用期間内において実際に勤務した日数が90日に達しないこととなるおそれがあるとき。

(4) 法令に違反する事実があるとき。

(5) 死亡したとき。

(6) 事故が発生したとき。

(7) 私事のため県外又は国外に旅行するとき。

(8) その他職務上又は一身上重要であると認められる事実があるとき。

第4節 警備の服務

(火気取締責任者)

第19条 校長は,火気取締責任者を定め,火気の取締り(電灯及び冷暖房機器等の点検を含む。以下同じ。)並びに戸及び窓の点検に当たらせなければならない。

2 火気取締責任者(次項の規定により火気取締りの責任を引き継いだ者を含む。)は,火気等の取締りを厳にし,退庁しようとするときは,教頭に報告しなければならない。教頭は,その報告の状況を学校日誌等に記載し,翌日校長の確認を受けなければならない。

3 火気取締責任者は,退庁しようとする場合において,なお,残留している者があるときは,その者に第1項の職務を引き継がなければならない。

(重要書類の保管及び表示)

第20条 重要書類は,運搬しやすい保管用具に収納し,見やすい場所に置き,かつ,赤紙に「非常持出し」の表示をしておかなければならない。

(非常災害の予防措置)

第21条 校長は,消火器その他非常災害に使用する物件の所在場所及び使用方法を学校職員に周知させるとともに,随時点検しなければならない。

(非常災害の場合の服務)

第22条 学校職員は,勤務時間中に校舎又はその付近に火災その他の災害が発生したときは,直ちに臨機の措置を採るとともに,校長の指揮に従い敏速に行動しなければならない。

2 前項の災害の発生が勤務時間外であるときは,学校職員は別に定めるところにより,直ちに登庁し,校長の指揮を受けなければならない。

第3章 文書事務

第1節 文書事務の原則並びに文書の受付及び配布

(文書による事務処理の原則)

第23条 事務は,文書によって処理し,及び記録することを原則とする。

2 会議又は口頭により意思決定を行った場合にあっては,軽易なものを除き,文書により記録しなければならない。

3 文書は,正確かつ迅速に取り扱い,処理経過を明らかにし,及び適正に管理しなければならない。

4 起案文書は,回議に必要な余裕をおいて起案し,必要な審査及び協議の機会が失われないようにしなければならない。

5 すべての文書は,決裁を受けた後でなければ発送し,又は交付してはならない。

(文書事務担当者)

第24条 校長は,学校職員の中から文書事務担当者を指定するものとする。

2 文書事務担当者は,学校における次の事務を処理するものとする。

(1) 文書事務の改善及び指導

(2) 文書の受付,配布及び発送

(3) 文書の審査

(4) 文書の整理,保管及び保存

(文書の受付及び配布)

第25条 学校に到達した文書(学校職員に直接到達した文書を除く。)は,文書事務担当者が受け付ける。

2 文書事務担当者は,受け付けた文書を次に定めるところにより処理しなければならない。ただし,文書事務担当者の判断により,手続の一部を省略することができる。

(1) 一般文書は,文書の余白に受付日付印(第18号様式)を押し,校長の指示を受け,担当者に配布する。

(2) 親展文書は,封筒に受付日付印を押し,封のまま名あて人に配布する。

(3) 書留,配達証明等に係る文書は,文書収発件名簿(第19号様式)に所要事項を記入し,それぞれ校長の指示を受け,担当者に配布する。

3 郵便料金等が未納又は不足の郵便物は,公務に関係あるものに限り,その不足の料金を支払って受け付ける。

4 閲覧に供する必要があると認められる文書は,文書の余白に閲覧者の押印欄を設け,速やかに閲覧に供するものとする。

第2節 起案

(文書の規格等)

第26条 文書に用いる用紙は,原則として日本工業規格A列4番のものを縦長にして用いる。

2 文書は,次に掲げるものを除き,左横書きとしなければならない。

(1) 法令の規定により書式が定められているもの

(2) 他の官公署が書式を定めているもの

(3) 祝辞,賞状,感謝状その他これらに類するもの

(4) その他校長が縦書きを必要と認めたもの

3 文書は,原則として左側をとじる。

(起案用紙等)

第27条 文書を起案するときは,原則として起案用紙(第20号様式)を用いなければならない。

2 軽易な事案及び定例的に取り扱う事案に係る起案は,起案用紙を用いず,文書の余白を利用し,又は簡易な帳票を用いて行うことができる。この場合においては,起案年月日,起案者,決裁年月日等を記載しなければならない。

(起案の要領)

第28条 文書の起案は,次の要領により行う。

(1) 内容のよく分かる題名を付ける。

(2) 文書は,分かりやすく簡潔にする。

(3) 必要により起案理由,関係法令及び参考資料を付記し,又は添付する。

(4) 用字用語は,常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号),現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)による。

(機密又は緊急を要する事案の処理)

第29条 機密又は緊急を要する事案は,校長の指示を受けて,通常の手続によらず,適宜処理することができる。ただし,事後に所定の手続をとらなければならない。

(回議)

第30条 起案文書は,起案者から順次関係の学校職員を経て,決裁者に回議しなければならない。

2 秘密の取扱いを要する文書及び重要又は異例の文書は,起案者が自ら持ち回って回議しなければならない。

(代決,後閲等の場合の処理)

第31条 起案文書を別に定めるところにより代決した者は,当該起案文書の決裁箇所に「代」と記載し,後閲を要するものについては,「後閲」と記入しておかなければならない。

(文書の審査)

第32条 決裁を終わった起案文書(以下「決裁文書」という。)は,文書事務担当者の審査を受けた後,起案用紙の所定欄に決裁年月日を記入し,文書事務担当者印を押すものとする。

第3節 文書の浄書及び発送

(文書の浄書,公印の押印等)

第33条 決裁文書の浄書は,各担当者が行うものとする。

2 発送する文書(以下「発送文書」という。)の発信者名は,事案により,学校名又は校長名をもってするものとする。ただし,校長の指示を受けた文書については,起案者名をもってすることができる。

3 発送文書には,湧水町教育委員会公印規程(平成17年湧水町教育委員会訓令第2号)に定める公印を押さなければならない。ただし,教育委員会の機関相互の文書又は権利の得喪若しくは変更に関係のない文書については,公印の押印を省略することができる。

4 発送文書には,すべて記号及び番号を付けなければならない。ただし,記号及び番号を付けることが適当でないもの又は軽易なものについては,これを省略することができる。

(文書の発送)

第34条 郵便等での送付及び使送による文書の発送は,文書事務担当者が行う。

2 各担当者は,文書の発送を依頼するときは,決裁文書及び発送文書を文書事務担当者に送付しなければならない。

3 文書事務担当者は,発送文書の送付を受けたときは,第25条第2項第3号に規定する文書については文書収発件名簿に,その他の文書については決裁文書の所定欄に,所要事項及び発送年月日を記入しなければならない。

第4節 文書の保管及び保存

(文書の整理)

第35条 文書は,常に整然と分類して整理し,必要なときに,直ちに取り出せるように保管しなければならない。

(完結文書の保管)

第36条 事案の文書が完結した文書は,ファイルにとじ込み,その表紙及び背表紙部分に,当該文書の件名等を表示して保管しなければならない。

2 ファイルによる保管に適しない文書については,とじひも等を用いて編集し,その表紙及び背表紙部分に,収納している文書の内容が容易に確認できるような表示をして保管しなければならない。

3 前2項の方法により文書を保管するときは,ファイル等ごとに索引に供するための目次を添付しなければならない。

(文書の持出し等の禁止)

第37条 文書は,公務による場合を除くほか,校外に持ち出してはならない。

2 文書は,校長の承認を受けなければ,関係者以外の者に閲覧させ,若しくは謄写させ,又はその謄写したものを交付してはならない。

(文書の保存期間)

第38条 文書の保存期間の区分は,1年,5年,10年及び10年を超える保存を必要とする期間並びに永久とする。

2 保存期間を定める基準は,別に定めるものを除き,別表のとおりとする。

3 保存期間は,会計年度によるものは処理完結の日の属する年度の翌年度から,暦年によるものは処理完結の日の属する年の翌年から起算するものとする。

(保存文書の引継ぎ及び利用)

第39条 事案の処理が完結した文書は,担当者が常用するものを除き,処理完結の日の属する年度末(やむを得ない理由があるものについては,翌年度の4月1日から起算して3月以内)までに,文書事務担当者に引継ぎがなければならない。

2 文書事務担当者は,前項の規定により文書の引継ぎを受けたときは,保存文書台帳(第21号様式)に,文書の件名,整理番号等を記入し,所定の保存場所において保管するものとする。

3 保存文書を利用しようとする者は,あらかじめ文書事務担当者の承認を受けなければならない。

4 利用した保存文書は,他人に転貸し,又は抜き取り,取り替え,若しくは訂正してはならない。

5 利用した保存文書を破損し,又は亡失したときは,直ちに文書事務担当者及び校長に届け出て,その指示を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第40条 文書事務担当者は,保存期間を経過した保存文書は,校長と協議の上,廃棄するものとする。

2 文書事務担当者は,廃棄する保存文書で秘密保持を必要とするものは,焼却,裁断等の方法により廃棄しなければならない。

第4章 雑則

(その他)

第41条 校長は,学校職員の身分上の手続その他処務に関し,この訓令により難いと認めるときは,教育長の承認を受けて,特別の定めをすることができる。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は,平成17年3月22日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに,合併前の吉松町立学校職員事務処理規程(昭和61年吉松町教育委員会訓令第1号)又は栗野町立学校職員事務処理規程(昭和61年栗野町教育委員会規程第2号)の規定によりなされた処分,手続その他の行為は,それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成19年10月11日教委訓令第5号)

この訓令は,公布の日から施行する。

附 則(平成23年3月8日教委訓令第2号)

この訓令は,平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月26日教委訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成27年4月1日から施行する。

別表(第38条関係)

保存期間を定める基準

永久保存

10年保存

5年保存

1年保存

学校沿革史

卒業証書授与台帳

旧職員履歴書綴

学則

学校に関係ある法令

条例,規則,訓令その他

例規となるべきもの

簿冊台帳

 

転退学者名簿

別勤命令簿

研修計画書

研修承認簿

研修報告書

公文書綴

統計資料綴

諸願出届書

出張旅行命令簿

復命書綴

教科用図書配当表

学校日誌

出勤簿

学校要覧

一時限りの処理に属する願

伺届上申諸書

往復文書

台帳に登記済の文書で5年保存の必要のないもの

その他,5年保存の必要のないもの

 

退隠料(恩給)等請求に関する書類

予算差引簿

給料関係書類

決算書

文書収発件名簿

退職金等請求に関する書類

領収金日計表

指導要録(写し,抄本,学籍簿)

 

各教科学習指導計画表

成績考査に関する書類

担任学級,担任教科又は科目,時間表

 

設計書

校地校舎図面

不動産台帳

不動産引継書

備品受払簿(備品台帳)

図書受払簿(図書台帳)

国庫補助事案関係書類

 

消耗品受払簿

郵便切手受払簿

物品購入請求伝票

物品返納書

物品保管換書

物品亡失損傷報告書

辞令交付簿

出席調査表綴

健康診断表(児童,職員)

歯の健康診断表

保健日誌

給食日誌

学校医の執務日誌

学校薬剤師執務記録簿

 

 

 

準保護者認定証明書綴

 

保存期間の特例

(1) 保存期間が10年を超えるもので永久保存までの必要のないものは,随時必要な期間(15年,20年等)を保存期間に設定することができる。

(2) 例規,台帳等のように年度を超えて事務室に常備し,常に執務上使用する文書については,当該文書を収納しているファイル等の表紙及び背表紙部分に,「常用」と表記する。

なお,常用する必要がなくなり,文書事務担当者に引き継ぐ場合には,上記基準に基づき保存期間を設定する。

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(平23教委訓令2・全改)

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湧水町立学校職員事務処理規程

平成17年3月22日 教育委員会訓令第8号

(平成27年4月1日施行)

体系情報
第10編 育/第2章 学校教育
沿革情報
平成17年3月22日 教育委員会訓令第8号
平成19年10月11日 教育委員会訓令第5号
平成23年3月8日 教育委員会訓令第2号
平成27年3月26日 教育委員会訓令第2号