(趣旨)

第1条　この訓令は，湧水町農業委員会事務局の処務に関し必要な事項を定めるものとする。

(専決事項)

第2条　軽易な申請，照会，回答及び通知に関しては，専決処理できる。

(処務日誌)

第3条　局長は，処務日誌(第1号様式)を備え付け，事務局における処理事項を記録しなければならない。

(文書の受付)

第4条　事務局に到着した文書の受付については，次の要領による。

(口頭及び電話による収受)

第5条　口頭又は電話によって受理した事件は，第4号様式に記載し，前条第1号の手続をとらなければならない。

(訴訟，訴願，不服申立文書等の収受)

第6条　訴訟書，訴願書，不服申立書その他収受の日時が権利の消長に関係ある文書は，封筒に収受の日時を記入し，取扱者がこれに印を押して，その文書に添付しておかなければならない。

(文書の処理)

第7条　文書を処理したときは，局長は自ら処理するもののほかは，職員に指示して処理させなければならない。

(回議書)

第8条　事件の処理は，第5号様式に定める回議書(以下「決裁文書」という。)用紙に処理案件の標題を書き，理由又は説明を簡明に記述し，関係法令その他参考になる事項を付記し，必要に応じ関係書類を添付して，会長の決裁を受けなければならない。ただし，会長に事故があって，決裁を受けることができないときは，局長において代決することができる。

(決裁文書の処理)

第9条　決裁済の起案文書には，決裁年月日を記入し，第4条による文書受発簿によって，記号，番号及び年月日を記入しなければならない。

(緊急処理)

第10条　緊急な事件で，正規の手続により起案する余裕がないときは，上司の指示を受けて便宜処理することができる。ただし，この場合は，処理後，直ちに正規の手続をしなければならない。

(発送文書)

第11条　発送を必要とする文書は，決裁文書によって，浄書校合し，決裁文書の所定欄に月日を記入して，取扱者が印を押さなければならない。

(文書の記号，番号)

第12条　文書は，次により記号，番号及び年月日を付するものとする。

(文書の発送者名)

第13条　文書の発送には，会長職名及び氏名を用いる。ただし，軽易なものは，会長の職名又は農業委員会名を用いる。

(公印及び契印)

第14条　発送文書には，湧水町農業委員会公印規程(平成17年湧水町農業委員会訓令第3号)の定めるところにより，公印及び契印を押さなければならない。

(文書の取扱心得)

第15条　すべての文書は，局長の指示を受けなければ，これを他人に示し，又は内容を告げ，若しくはその謄本を他人に与えることはできない。局外に持ち出す場合も同様とする。

(文書の編集)

第16条　完結した文書は，所定の簿冊に編集しなければならない。

(文書の整理)

第17条　文書の編集は，年度区分とする。ただし，暦年区分に属する文書については，暦年区分とする。

(例規の整理)

第18条　例規の表示ある通牒その他，将来の事務処理の基準となる文書は，例規つづりに編集し，かつ，常に加除し，又は訂正して，明確にしておかねばならない。

(文書の保存)

第19条　文書は，次に掲げる区分に従って，それぞれ保存しなければならない。ただし，必要なときは，決裁を受けて，年限を伸縮することができる。

(保存年限の起算)

第20条　保存年限は，文書完結の翌年から起算する。

(文書の廃棄)

第21条　保存文書は，決裁を受けて後廃棄するものとする。

(職員の服務)

第22条　委員会の事務局に勤務する職員(非常勤職員を除く。)の服務に関しては，町長部局の例による。

(その他)

第23条　この訓令に定めるもののほか，事務局の処務に関しては，町長部局の例による。